PANDUAN PENYEDIAAN JADUAL KERJA TAHUNAN (MyJadual)

Berikut adalah Nota Penerangan MyJadual.

Setiap kakitangan perlu mempunyai perancangan kerja yang disediakan dalam bentuk jadual kerja tahunan. Kerja tersebut PERLU ada kekerapan melakukannya. Iaitu harian minguan, bulanan atau tahunan. Kerja yang dijadualkan MESTILAH kerja yang benar-benar penting dan boleh menunjukkan tahap potensi setiap kakitangan.

Proses kerja MyJadual ini melibatkan penyediaan jadual kerja tahunan berdasarkan beberapa format termasuk format  'Tracking Form'. Ianya bertujuan menyimpan bukti bagi pencapaian setiap kakitangan. Seterusnya bukti tersebut digunakan untuk melakukan tambah baik terhadap potensi masing-masing.

Prosesnya bermula dengan penyediaan jadual, pengukuran perlaksanaan jadual, melapor hasil pengukuran seterusnya sampai kepada tindakan pembetulan.

MyJadual

DISEDIAKAN SENDIRI OLEH KAKITANGAN

DIUKUR SENDIRI OLEH KAKITANGAN

DILAPOR SENDIRI OLEH KAKITANGAN

DIPERIKSA DAN DIREKODKAN OLEH KETUA

Matlamat adalah melakukan Tambah Baik Berterusan.

------------------------------------

Kandungan MyJadual

1. KONSEP

2. PENYEDIAAN

3. PEMERIKSAAN
4. PERLAKSANAAN
------------------

1. KONSEP

------------------

Menyediakan perancangan kerja tahunan yang boleh diukur supaya boleh dilakukan tambah baik secara berterusan. Perlu disediakan sebelum masuk tahun perlaksanaan. Sebelum melaksanakannya, terdapat LIMA PERKARA iaitu A,B,C,D dan E yang perlu difahami.

Apakah Perkara A,B,C,D dan E?
A - Jadual Kerja Tahunan - Setahun sekali
B - Laporan Kerja Bulanan - Setiap bulan
C - Purata Sasaran Bulanan - Setiap bulan 
D - Semakan setengah tahun - Bulan Jun
E - Semasa Lawatan Pemantauan - Ikut Jadual

------------------

2. PENYEDIAAN

------------------

Bagaimana Perkara  A Disediakan?
A - Setahun sekali - Jadual Kerja Tahunan
- Format A1 : Jadual Kerja Tahunan
- Format A2 : Pengukuran Jadual Kerja Tahunan
- Format A3 : Pengukuran Jadual Aktiviti Tahunan

Disediakan sendiri oleh semua kakitangan dengan
- persetujuan ketua
- persefahaman orang yang berkait kerja dengannya

DISEDIAKAN SEKALI SETAHUN

Penyediaan A1 melibatkan satu atau dua keping kertas.

Penyediaan A2 dan A3 melibatkan dua hingga lima keping kertas

Perlu disediakan sebelum masuk tahun perlaksanaan.

Bagaimana Perkara B Disediakan?
B - Setiap bulan - Laporan Kerja Bulanan
- Format B1 : Disediakan sendiri oleh kakitangan dan diserahkan kepada ketua.

- Format B2 : Disediakan oleh KPD/C BERDASARKAN B1

- Format B3 : Disediakan oleh KPD/C BERDASARKAN B2

- Format B4 : Disediakan oleh KPD/C BERDASARKAN B3 dan dilaporkan kepada KBR setiap bulan.

- Format B5 : Disediakan oleh KBR BERDASARKAN B4

Bagaimana Perkara C Disediakan?
C - Setiap bulan - Purata Sasaran Bulanan
- Format C1 : Sasaran  ditetapkan oleh ibupejabat.
- Format C2 : Disediakan berdasarkan C1 dan dipantau oleh setiap lokasi.

Bagaimana Perkara D?
D - semakan setengah tahun

Bagaimana Perkara E Disediakan?
E - Semasa Lawatan Pemantauan
- Format E1 : Senarai Tugas dan Kekerapannya.
- Format E2 : Tindakan Pembetulan oleh KBR
- Format E3 : Tindakan Pembetulan oleh KPD/KPC
- Format E4 : Tindakan Pembetulan oleh petugas

------------------

3. PEMERIKSAAN

------------------

Bilakah Perkara  A Diperiksa?
A - Setahun sekali - Jadual Kerja Tahunan
- Format A1 : Jadual Kerja Tahunan
- Format A2 : Pengukuran Jadual Kerja Tahunan
- Format A3 : Pengukuran Jadual Aktiviti Tahunan

Bilakah Perkara B Diperiksa?
B - Setiap bulan - Laporan Kerja Bulanan
- Format B1 : Disediakan sendiri oleh kakitangan dan diserahkan kepada ketua.
-- Format B1A2 : Laporan Jadual Kerja Bulanan (Setiap kakitangan)
-- Format B1A3 : Laporan Jadual Aktiviti Bulanan (Setiap lokasi)

- Format B2 : Disediakan oleh KPD/C BERDASARKAN B1
-- Format B2A2 : Laporan Pencapaian Kerja Bulanan Kakitangan

- Format B3 : Disediakan oleh KPD/C BERDASARKAN B2
-- Format B3A2 : Laporan Jadual Kerja Bulanan dilaporan kepada KBR pada akhir tahun.
-- Format B3A3 : Laporan Jadual Aktiviti Bulanan dilaporan kepada KBR setiap bulan.

- Format B4 : Disediakan oleh KPD/C BERDASARKAN B3
dan dilaporkan kepada KBR setiap bulan.

- Format B5 : Disediakan oleh KBR BERDASARKAN B4

Bilakah Perkara C Diperiksa?
C - Apabila Perlu - Purata Sasaran Bulanan
- Format C1 : Jumlah Sasaran
- Format C2 : Berdasarkan purata sasaran bulanan

Bilakah Perkara D Diperiksa?
D - semakan setengah tahun (Bulan Jun)

Bilakah Perkara E Diperiksa?
E - Semasa Lawatan Pemantauan
- Format E1 : Senarai Tugas dan Kekerapannya.
- Format E2 : Tindakan Pembetulan oleh KBR
- Format E3 : Tindakan Pembetulan oleh KPD/KPC
- Format E4 : Tindakan Pembetulan oleh petugas

------------------

4. PERLAKSANAAN

------------------

Ada berapa A?
A - Setahun sekali - Jadual Kerja Tahunan
SATU KALI SETAHUN
Ada SATU Atau DUA KEPING KERTAS
FORMAT:
Ada BULAN JANUARI hingga DISEMBER (Tegak)
Ada TUGAS 1 hingga TUGAS 10 Atau Seterusnya (Lintang)

Ada berapa B?
B - Setiap bulan - Laporan Kerja Bulanan

- Format B1 :
DUA BELAS keping SETAHUN BAGI SETIAP KAKITANGAN
Dari BULAN JANUARI hingga  DISEMBER

- Format B2 :
DUA BELAS keping SETAHUN BAGI SETIAP DAERAH/CAWANGAN
Dari BULAN JANUARI hingga DISEMBER

- Format B3 :
SATU keping SETAHUN BAGI SETIAP DAERAH/CAWANGAN
--ADA BULAN JANUARI hingga DISEMBER (Lintang)
--ADA NAMA SEMUA KAKITANGAN (Tegak)

- Format B4 : Disediakan oleh KPD/C dan dilaporkan kepada KBR setiap bulan.
SATU KEPING SETAHUN BAGI SETIAP DAERAH/CAWANGAN
--ADA BULAN JANUARI hingga DISEMBER (Lintang)
--ADA NAMA DAERAH/CAWANGAN MASING-MASING SAHAJA

- Format B5 : Disediakan oleh KBR.
ADA BULAN JANUARI hingga DISEMBER (Lintang)
ADA NAMA DAERAH/CAWANGAN (Tegak)

Ada berapa C?
C - Setiap bulan - Purata Sasaran Bulanan
- Format C1 :
SEKEPING SAHAJA bagi setiap lokasi
DISEMAK DUA KALI SETAHUN
Ada KATEGORI LOKASI (Tegak)
Ada PERKARA SASARAN (Lintang)

- Format C2 :
SEKEPING SAHAJA bagi setiap lokasi
DISEMAK SETIAP MINGGU
Ada Bulan Januari - Disember (Tegak)
Ada Nama Perkara Yang Disasarkan (Lintang)

Ada berapa D?
D - semakan setengah tahun

Ada berapa E?
E - Ikut Jadual - Semasa Lawatan Pemantauan

- Format E1 :
DISEDIAKAN SETAHUN SEKALI
Ada bilangan tugas
Ada kekerapan tugas

- Format E2 :
DISEMAK OLEH KPD/KBR SEMASA LAWATAN PEMANTAUAN BERJADUAL
KE PAD atau PAC atau PD.


- Format E2 :
Direkodkan oleh KBR semasa lawatan berjadual.
Diperiksa oleh Pengarah selepas lawatan.

- Format E3 :
Direkodkan oleh KPD/KPC semasa lawatan berjadual.
Diperiksa oleh KBR semasa lawatan berjadual.

- Format E4 :
Direkodkan oleh semua petugas berdasarkan jadual masing-masing.
Diperiksa oleh KPD/KPC/KBR semasa lawatan berjadual.

Bagi Format E2, E3 dan E4
Ada catatan - perkara yang perlukan tindakan (PERKARA)
Ada catatan - tindakan yang perlu dilakukan (TINDAKAN)
Ada catatan - tempoh bagi tindakan tersebut (TEMPOH)