Perkongsian Ilmu

MYPORTFOLIO:
Panduan Kerja Sektor Awam

SKOP PERKONGSIAN
(1) Apakah MYPORTFOLIO
(2) Apakah KANDUNGAN MYPORTFOLIO
(3) Apakah DESKRIPSI TUGAS

(1)
Apakah MYPORTFOLIO

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.4 Tahun 2018
setebal 78 mukasurat.

MENGGANTIKAN
PKPA Bil. 8 Tahun 1991:
Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

PKPA Bil 11 Tahun 1991:
Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Borang Tindakan Kerja

Tarikh Kuatkuasa: 12 Julai 2018
Tarikh Akhir Perlu Siap: 30 November 2018

KONSEP MYPORTFOLIO
Satu keadah pengurusan ilmu yang memberikan penekanan kepada keupayaan minda penjawat awam dalam kerangka pembelajaran dalam organisasi.

Dijadikan dokument rujukan rasmi yang menjelaskan tugas JAWATAN (bukan PENYANDANG jawatan) termasuk perkara yang berkaitan dengan perlaksanaan proses kerja yang melibatkan jawatan tersebut.

PENJENAMAAN SEMULA
MPK FM kepada MPF

Menghasilkan
Pengenalan satu (1) element baru
Memansuhkan tiga (3) komponan
Tambahbaik tujuh (7) aspek

 A
MUKA DEPAN
Jata Negara
Geleran Jawatan (Bukan nama penyandang)
Bahagian / Unit
Alamat pejabat
Maklumat perhubungan
(-No Telefon – No Faks – Sesawang)

Rekabentuk muka depan boleh diseragamkan diperingkat jabatan masing-masing.

Boleh ditambah logo Kerajaan Negeri Pahang dan logo PPAP.

B
MAKLUMAT PEGAWAI
Nama
Gelaran jawatan
Gred Hakiki
Tarikh penempatan

DILULUSKAN OLEH
Nama – Gelaran Jawatan – Gred Jawatan – Tarikh

C
JADUAL PENGEMASKINIAN

Bil – Tarikh – Tajuk – Tandatangan Penyelia

Ketua Jabatan perlu memastikan Myportfolio selalu ditambahbaik  dan dikemaskini apabila:
berlaku perubahan dasar, fungsi dan prosedur kerja

D
KANDUNGAN

1. CARTA ORGANISASI
2. CARTA FUNGSI
3. AKTIVITI BAGI FUNGSI
4. DESKRIPSI TUGAS
5. PROSES KERJA
6. CARTA ALIR
7. SENARAI SEMAK
8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
9. SENARAI BORANG
10. SENARAI JAWATANJUASA YANG DIANGGOTAI

E
FORMAT

Font : Arial

Saiz Font : 12

Jarak Langkau : 1.15

Kedudukan Teks : Justified

Istilah bahasa lain : Italic

No Muka Surat :

(2)
Apakah KANDUNGAN MYPORTFOLIO

1. CARTA ORGANISASI
1.1. Agensi
Nyatakan Gelaran Jawatan

1.2. Bahagian
Nyatakan Nama Unit, Gred Jawatan dan Jumlah Jawatan

2. CARTA FUNGSI
Nyatakan fungsi setiap unit dalam bahagian.

3. AKTIVITI BAGI FUNGSI
Nyatakan Aktiviti Yang Berkait Dengan Jawatan Sahaja.

4. DESKRIPSI TUGAS

a) Maklumat Umum

b) Tujuan Pewujudan Jawatan

c) Akauntabliti

d) Tugas Utama

e) Dimensi

f) Kelayakan Akademik

g) Kompentensi

h) Pengalaman dan Tempoh Kerja

5.PROSES KERJA 6.CARTA ALIR 7.SENARAI SEMAK
(Hendaklah diletakkan secara berturutan bagi setiap aktiviti)

Aktiviti 1:
Proses Kerja
Carta Alir
Senarai Semak

Aktiviti 2:
Proses Kerja
Carta Alir
Senarai Semak

Aktiviti 3:
Proses Kerja
Carta Alir
Senarai Semak

5. Apakah PROSES KERJA
Bil – Tanggungjawab – Proses Kerja – Pegawai Lain Yang Ada Hubungan / Dirujuk – Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa.

6. Apakah CARTA ALIR DAN
Tanggungjawab – Carta Alir – Proses Kerja – Tempoh Masa

7. Apakah SENARAI SEMAK
Bil – Tindakan – Tanda (/) – Catatan
(Hendaklah diletakkan secara berturutan bagi setiap aktiviti)

8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN
DAN PUNCA KUASA
Nyatakan Rujukan Perundangan, Peraturan dan Punca Kuasa yang berkaitan dengan jawatan.

9. SENARAI BORANG
Bil – Nama Borang – Kod Borang
(Tidak perlu lampirkan borang tersebut)

10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
Nyatakan AJK yang dilantik mengikut jawatan
dan bagi tempoh sekurang-kurangnya satu tahun.

BUKAN yang dilantik kepada Penyandang.

(3)
Apakah DESKRIPSI TUGAS

MENGANDUNGI

a) Maklumat Umum
b) Tujuan Pewujudan Jawatan
c) Akauntabliti
d) Tugas Utama
e) Dimensi
f) Kelayakan Akademik
g) Kopentensi
h) Pengalaman dan Tempoh Kerja

A) MAKLUMAT UMUM
1. Gelaran Jawatan
2. Ringkasan Gelaran Jawatan
3. Gred Jawatan
4. Status Jawatan
5. Hieraki 1 / Bahagian
6. Hieraki 2 / Unit
7. Skim Perkhidmatan
8. Ketua Perkhidmatan
9. Kedudukan Jawatan Di Warant Perjawatan / Surat Kelulusan Perjawatan
10. Bidang
11. Subidang
12. Disediakan Oleh
13. Disemak Oleh
14. Diluluskan Oleh
15. Tarikh Dokument

B) TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Dinyatakan dalam satu ayat yang terdapat tiga (3) farsa iaitu:
1. Kata Kerja
2. Objek
3. Hasil

Apakah Kata Kerja
Dibahagikan kepada tiga (3) peringkat
Peringkat 1: Ketua Jabatan/Bahagian/Unit
Peringkat 2: Penyelia / Pengurus Pertengahan
Peringkat 3: Perlaksanaan Operasi

Kata Kerja Peringkat 1
Merancang – Merangka – Menetapkan – Memberikan Khidmat Nasihat – Mengesahkan – Meluluskan – Memperakui – Meneliti – Menganalisa

Kata Kerja Peringkat 2
Menyelaras – Menyemak – Memberikan Khidmat Nasihat – Memantau - Menilai – Meluluskan – Melaksanakan – Memudahcara – Menyediakan – Memperakui – Membantu – Menganalisa – Mengemaskini – Menambah nilai

Kata Kerja Peringkat 3
Membantu – Melaksanakan – Menyediakan – Mengumpul – Merekodkan - Menyunting

Apakah Objek
Merujuk kepada SIAPA atau APA

Apakah Hasil
Jangkaan hasil yang akan dicapai.

C) AKAUNTABLITI
Apa tanggungjawab utama jawatan tersebut. Dinyatakan dalam satu ayat yang terdapat tiga (3) farsa: 1. Kata Kerja 2. Objek 3. Hasil
Disenaraikan mengikut keutamaan.

D) TUGAS UTAMA
Bagaimana akauntabaliti dapat dicapai.

E) DIMENSI
Menyatakan JUMLAH perkara yang berada dibawah Akauntabaliti dan Tugas Utama jawatan seperti:

Orang – Kakitangan – Komuniti – Aktiviti – Program – Kenderaan – Peralatan – Peruntukan – Lokasi -

JIKA
Jawatan yang sama
Bahagian yang sama
Unit yang sama
Akauntabaliti yang sama
Tugas utama yang sama
TETAPI
Dimensi TIDAK sama

F) KELAYAKAN AKADEMIK
Kelayakan akademik / ikhtisas / khas seperti syarat skim perkhidmatan.

G) KOMPENTENSI
Kemahiran, Kecekapan dan kemampuan yang diperlukan untuk menyandang jawatan ini.
BUKAN kopentensi penyandang sekarang.

H) PENGALAMAN DAN TEMPOH KERJA
Tempoh minima yang diperlukan sebelum menjawat jawatan ini.
BUKAN pengalaman dan tempoh penyandang sekarang.